de Cătălina Tăgârță

Oare ați auzit și voi de oameni care se vaită de lipsa timpului? La un moment dat chiar și eu spuneam că „mi-aș dori ca ziua să aibă mai mult de 24 de ore” ca să pot duce la îndeplinire tot ceea ce îmi propun. După ce am studiat mai bine acest aspect, am constatat, însă, că problema nu este de fapt timpul sau... lipsa lui. Fiindcă și cei care reușesc să aibă rezultate frumoase și să ducă la îndeplinire tot ce își propun au tot 24 de ore pe zi la dispoziție. Însă diferența o face modul în care prioritizăm ce avem de făcut.

Folosiți-vă de matricea lui Eisenhower

Oamenii au tendința să „înghesuie” într-o zi multe activități. Însă nu întotdeauna sunt toate obligatorii. Sau... dacă sunt, nu sunt la fel de urgente. Înțelegând aceste aspecte, lucrurile devin din ce în ce mai ușoare. Iar ceea ce m-a ajutat pe mine foarte mult a fost matricea lui Eisenhower, despre care am auzit pentru prima oară de la mentorii din Maxwell Leadership. Aceasta este o diagramă simplă, care a fost dezvoltată de Dwight Eisenhower, general în armata Statelor Unite în timpul celui de-Al Doilea Război Mondial, şi, ulterior, ales cel de-al 34-lea preşedinte al Statelor Unite ale Americii. Matricea a fost popularizată de Stephen Covey în cartea „Cele 7 deprinderi ale oamenilor extrem de eficienţi”.

Notați-vă toate activitățile de făcut

Matricea Eisenhower este un instrument foarte util pentru planificarea zilnică, dar şi extrem de eficient în ceea ce privește gestionarea priorităților. Vă recomand să o folosiți ori de câte ori vă simţiţi copleşiţi de sarcinile pe care le aveți sau când aveți de-a face cu urgenţe profesionale sau personale. Iată cum puteți proceda, în mod concret. Întâi notați în agendă toate activitățile pe care le aveți de făcut într-o zi. Cu cât sunt mai multe, cu atât ne simțim mai copleșiți, pentru că nu știm cu care să începem. Se întâmplă adesea să notăm ceva legat de serviciu, dar nu trecem că avem de pregătit pachețelul copilului sau că trebuie să dăm o fugă până la medicul de familie, pentru a obține un bilet de trimitere. Și, de multe ori, ceea ce ni se pare banal și am crede inițial că ne ia doar cinci minute ne ocupă mai mult timp, iar apoi tot programul este dat peste cap și la finalul zilei suntem frustrați că nu am reușit să facem tot ce ne-am propus.

Împărțiți-le în patru cadrane

Așadar, după ce scrieți absolut tot în agendă, luați o foaie de hârtie și împărțiți-o în 4! Trasând o linie la jumătate pe orizontală și alta pe verticală, practic veți obține patru căsuțe egale, numite cadrane. În acestea notați următoarele titluri:

În stânga sus: Important, dar Nu este Urgent - de PLANIFICAT,

În dreapta sus: Important și Urgent - de REZOLVAT,

În stânga jos: Puțin important și Nu este Urgent - de ELIMINAT,

În dreapta jos: Puțin important dar Urgent - de DELEGAT sau de Rezolvat.

După ce treceți titlurile, mutați fiecare activitate din agendă în căsuța corespunzătoare.

De rezolvat

Abia după ce sarcinile sunt împărțite în cadrane, conform matricei lui Eisenhower, vă recomand să analizați cam cât timp trebuie alocat fiecăreia și de ce instrumente vă puteți ajuta, pentru a vă ușura munca. Evident că vă veți ocupa întâi de cele din cadranul cu „Urgente şi importante - DE REZOLVAT”. Aici sunt trecute de obicei sarcini care ar trebui să fie finalizate imediat, precum plata unor facturi, scadenţe bancare, urgenţe medicale, deadline-uri la job, a lua copilul de la școală. Sunt acțiuni care trebuie făcute la o anumită oră, obligatoriu, nu aveți cum să le amânați.

De planificat

Treceți apoi la cadranul cu „Importante, dar nu Urgente - DE PLANIFICAT”. Aici sunt de obicei sarcini care fie trebuie planificate pentru o dată ulterioară, fie, în funcție de timpul disponibil, vor fi strecurate printre cele de REZOLVAT. Aici intră: participarea la un curs de dezvoltare personală sau trimiterea unui e-mail, diverse cumpărături, o plimbare în oraș, întâlnirea cu un prieten. Atenție! Sarcinile care sunt importante, dar nu urgente, trebuie să fie planificate astfel încât să nu devină urgente. În felul acesta evitaţi stresul cauzat de situaţia de urgenţă. Îmi vin în minte aici acele persoane care spun tot timpul: „Nu am timp nici să respir, dar să ne vedem!”. Și de fiecare dată zâmbesc, fiindcă știu că, dacă intervine ceva care pentru ele este urgent, își fac timp imediat să ne vedem. Deci... vedeți cum e vorba despre priorități, mai degrabă decât despre timp?

De delegat

La „Urgente, dar nu Importante - DE DELEGAT” intră sarcini şi activităţi care ar putea să fie delegate altora. Spre exemplu, rugați pe cineva din familie să vă ajute la spălatul vaselor, la făcut piaţa sau la efectuarea unui research pentru ceva ce vă interesează. Mare grijă, fiindcă acest tip de sarcini sunt cele mai periculoase. De cele mai multe ori, fiindcă nu îndrăznim să delegăm sau să cerem ajutorul cuiva, ne ocupăm personal de aceste sarcini, care ne seacă de energie, ne răpesc timp prețios și din cauza lor nu reuşim să ne concentrăm asupra activităţilor cu adevărat importante. Rețineți că: toată lumea poate face curat în casă, oricine poate pune rufele la spălat, dar doar de voi depinde să realizați „acel ceva” la care visați. Așadar, învățați să spuneţi NU în momentele oportune și ocupați-vă de ce e cel mai important.

De eliminat

Puteți ușura mult agenda dacă renunțați la cadranul cu „Nici Urgente, nici Importante - DE ELIMINAT”. Aici intră spre exemplu urmărirea unui serial, timpul petrecut pe Facebook sau Whatsapp, vizionarea știrilor sau lungile convorbiri telefonice. Sarcinile care nu sunt nici urgente, nici importante trebuie refuzate şi ignorate, deoarece acestea nu contribuie la atingerea obiectivelor voastre. John Maxwell spunea, la un moment dat, că orice convorbire telefonică ce durează mai mult de 15 minute se transformă în bârfă și nu îți mai aduce valoare. Începeți să scurtați timpul petrecut zilnic la telefon sau pe rețelele de socializare și vedeți ce se întâmplă în timp.

Mergeți pe „firul roșu”

Dacă ar fi să faceți un exercițiu de imaginație, să vizualizați cum pornește un fir roșu de la momentul prezent și până acolo unde vreți să ajungeți, atunci e important ca zi de zi să faceți și acțiuni care au legătură cu acel fir roșu, ca să puteți să vă atingeți țelul în timpul pe care l-ați estimat. Adesea avem tendința să facem alte lucruri, care intervin în mod neprevăzut... E în regulă să rezolvăm și astfel de sarcini, dar aveți grijă ca zilnic să faceți și ceva care ține de firul roșu.

Este important să finalizaţi o sarcină înainte de a adăuga alta nouă într-o anumită categorie.

De asemenea, evitaţi amânarea sarcinilor din listă

Acţionaţi când sunteţi mai productivi

Un alt aspect important este momentul din zi în care hotărâți să faceți lucrurile importante pentru voi și viitorul vostru. Spre exemplu, dacă știți că sunteți mai productivi dimineața, acționați atunci. Notați în agendă activitățile legate de obiectivul vostru numărul 1 în acel moment al zilei în care dați randament maxim. Veți observa că, dacă vreodată se întâmplă cumva să nu reușiți să faceți chiar tot ce v-ați propus într-o zi, dacă ați efectuat ceea ce ține de „de ce-ul” vostru interior, de viziunea și misiunea voastră, atunci veți merge seara la culcare cu un sentiment de liniște, de împăcare.