de Cătălina Tăgârță
În era aglomerată și plină de sarcini în care trăim, gestionarea eficientă a timpului devine tot mai importantă. Avem tot mai multe de făcut, iar dacă nu învățăm să ne organizăm nu doar că riscăm să uităm lucruri, dar putem să devenim ineficienți, obosiți, dezamăgiți de tot ce ni se întâmplă. David Allen, un expert în managementul timpului și autor renumit, a dezvoltat sistemul GTD (Getting Things Done) pentru a ne ajuta să facem față cu succes provocărilor zilnice și să ne îndeplinim obiectivele. În continuare, vom explora conceptul GTD, principiile sale de bază și cum să-l aplicați în viața voastră, indiferent de domeniul în care activați.
David Allen și Arta productivității fără stres
David Allen este fondatorul sistemului GTD și unul dintre cei mai influenți experți în domeniul managementului timpului. Autorul cărții „Arta productivității fără stres. Metoda GTD”, prin munca sa a ajutat milioane de oameni să-și îmbunătățească productivitatea și să-și reducă stresul. Autorul a dezvoltat metoda „Getting Things Done” (în traducere: termină de făcut lucrurile/sarcinile) în urma experiențelor sale personale și a cercetărilor extinse în domeniul managementului timpului și eficienței personale. Sistemul GTD este o abordare comprehensivă a gestionării timpului și a sarcinilor. Scopul său principal este să ne ajute să fim mai organizați, să ne concentrăm asupra acțiunilor relevante și să eliminăm stresul legat de sarcinile nerezolvate. GTD se bazează pe câteva principii de bază și etape clare, care ne ghidează în procesul de a deveni mai eficienți.
Capturare/Colectare
Sunt 5 principii care stau la baza sistemului GTD. Primul principiu al GTD este să capturăm toate sarcinile, gândurile și ideile într-un sistem extern fiabil. Acest lucru ne permite să eliberăm mintea de povara de a încerca să ținem minte totul și să ne asigurăm că nimic nu va fi uitat. Începe prin a captura toate sarcinile și gândurile într-un sistem fiabil, fie că este vorba despre o agendă, o aplicație pe telefon sau o foaie de hârtie. Nu lăsați nimic să treacă neobservat. Personal, îmi plac mult agendele, însă recunosc că informațiile notate în format electronic sunt mai la îndemână și mai ușor de revizuit.
Clarificare/Procesare
Odată ce am capturat toate sarcinile este timpul să le clarificăm. Aceasta înseamnă să evaluăm fiecare element și să decidem ce trebuie făcut cu el: să-l rezolvăm imediat, să-l amânăm, să-l ștergem (dacă nu e obligatoriu, urgent sau eficient) sau să-l delegăm. Pentru fiecare dintre task-urile notate întrebați-vă: „Este ceva ce pot rezolva imediat în mai puțin de două minute?”. Dacă da, hai să o fac acum. Dacă nu, luați o decizie asupra acelei sarcini: o amânați, o delegați, o treceți pe lista de sarcini viitoare sau o ștergeți dacă nu mai este relevantă. Dar în niciun caz nu stați să vă uitați la agendă două ore, gândindu-vă ce și cum să faceți, fiindcă pierdeți timp prețios.
Organizare
După clarificare, urmează etapa de organizare. În acest stadiu vom organiza sarcinile în categorii și le vom aranja într-un sistem de referință clar. Utilizarea unui sistem de sortare și unelte de gestionare a sarcinilor, cum ar fi liste de sarcini, agende electronice sau aplicații specializate, poate fi de mare ajutor în această etapă. Dacă vă folosiți de tehnologie vă bucurați și de avantajele de a seta remindere, de a grupa și regrupa în funcție de priorități sau alte lucruri care intervin. Fiecare este liber în a-și organiza fluxul de lucru cum dorește. Însă important este să fiți consecvenți în utilizarea sistemului vostru de organizare. Dacă vă veți ocupa de asta zilnic, vreme de câteva săptămâni, vă va intra în reflex și apoi va face parte din rutina zilnică.
Reflecție/Revizuire
Pentru a menține un nivel ridicat de eficiență este important să ne rezervăm timp pentru reflecție și revizuire. Aceasta implică evaluarea periodică a listelor de sarcini, identificarea priorităților și ajustarea planurilor în consecință. Reflecția ne ajută să ne asigurăm că suntem pe drumul potrivit și să facem ajustările necesare în funcție de schimbările de context sau de priorități. În acest sens, e util să stabiliți momente regulate pentru a vă revizui lista de sarcini și proiectele. Această revizuire vă ajută să mențineți prioritățile actualizate și să faceți ajustări în funcție de nevoi și schimbări de context.
Angajament/Acțiune
Ultimul principiu al GTD este angajamentul. Acesta se referă la angajamentul nostru de a duce la bun sfârșit sarcinile și de a ne atinge obiectivele. Este esențial să ne menținem concentrarea și disciplina în a acționa asupra sarcinilor planificate și a ne asigura că finalizăm ceea ce am început. Cunoașteți sentimentul acela de la început de an sau de lună când vă propuneți să slăbiți, să continuați X proiect sau să duceți la îndeplinire un anume task? Atunci sigur știți că după ce depășiți faza de entuziasm de la început există riscul să renunțați la promisiune… Asumați-vă răspunderea pentru planurile voastre! Luați-vă angajamentul că veți finaliza ceea ce v-ați propus! Iar dacă știți că nu funcționați bine singuri găsiți-vă un partener de responsabilizare! În această etapă veți acționa efectiv asupra sarcinilor. Realizați-vă un plan zilnic sau săptămânal în funcție de priorități și treceți la acțiune! Concentrați-vă pe o singură sarcină la un moment dat și asigurați-vă că o finalizați înainte de a trece la următoarea.
Util pe plan personal și profesional
Sistemul GTD poate fi aplicat în diverse aspecte ale vieții, indiferent dacă sunteți angajat, student sau vă gestionați propria afacere. Iată câteva sfaturi pentru aplicarea sistemului GTD în viața de zi cu zi:
La locul de muncă: Folosiți sistemul GTD pentru a vă organiza sarcinile de lucru, proiectele și termenele limită. Capturați toate sarcinile și gândurile care vă vin în minte și organizați-le în funcție de prioritate. Procesați-le în mod regulat și acționați în consecință. Revizuiți lista de sarcini zilnic și faceți un plan de acțiune eficient.
În studii: GTD poate fi de mare ajutor și în gestionarea studiilor. Capturați toate sarcinile, temele și proiectele până la examene și lecturi. Organizați-vă materialele și informațiile într-un sistem coerent! Procesați sarcinile și stabiliți un program de învățare eficient! Revizuiți progresul și adaptați-vă strategiile în funcție de nevoi.
Viață personală: GTD poate fi folosit și pentru a vă organiza viața personală. Notați și organizați sarcinile legate de casă, familie, copii, sănătate sau pasiuni! Stabiliți obiective personale și acționați pas cu pas pentru a le atinge. Planificați-vă timpul liber și asigurați-vă că acordați atenție aspectelor importante din viața voastră!
Obțineți claritate și liniște mentală
Ajută la gestionarea stresului: Unul dintre beneficiile majore ale GTD este reducerea stresului asociat cu sarcinile nerezolvate și cu planificarea deficitară. Prin capturarea și organizarea clară a tuturor sarcinilor și prin acțiunea sistematică veți simți o mai mare claritate și liniște mentală. Vă veți putea concentra asupra acțiunilor relevante și veți avea încredere că nu ați uitat nimic important. Sistemul GTD al lui David Allen oferă o abordare eficientă și sistematică în gestionarea timpului și a sarcinilor. Indiferent de domeniul în care activați, încercați să aplicați modelul GTD în viața voastră și veți observa cum veți deveni mai eficienți și mai împliniți în atingerea obiectivelor.
Sfaturi şi recomandări suplimentare
Prin înțelegerea și aplicarea principiilor GTD puteți experimenta o tranziție de la o stare de copleșire și haos la o stare de claritate și control asupra vieții profesionale și personale. Însă pentru obținerea rezultatelor e necesar să fiți consecvent în aplicarea sistemului GTD. Asigurați-vă că dedicați timp pentru a captura, procesa și organiza sarcinile în mod regulat. Și, bineînțeles, că puteți personaliza sistemul în funcție de nevoile și preferințele voastre. Alegeți instrumentele și metodele care funcționează cel mai bine pentru voi, însă important este să rămâneți mereu în acțiune, pentru a putea vedea rezultatele dorite pe viitor.